1. Lên kế hoạch cho cả năm
Ước tính số lượng văn phòng phẩm mỗi nhân viên cần dùng. Đặc biệt đối với những công ty đông nhân viên, bạn nên lên kế hoạch đặt mua những loại văn phòng phẩm thiết yếu cho cả năm hoặc theo từng quý, khi mua với số lượng lớn bạn sẽ nhận được mức giá ưu đãi từ nhà cung cấp.
2. Chọn đúng sản phẩm
Bạn nên đặt mua đúng loại sản phẩm mà nhân viên yêu cầu, chú ý đến: mẫu mã, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật hoặc thương hiệu... để tránh việc đổi, trả làm mất thời gian của bạn.
3. Quan tâm đến chất lượng sản phẩm
Bạn nên chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín, khi đó bạn sẽ được tư vấn để mua những sản phẩm chất lượng. Tất nhiên, trên thị trường sẽ có nhiều sản phẩm với giá thành từ thấp đến cao, do đó bạn nên tập trung vào mục đích sử dụng đế lựa chọn những sản phẩm có chất lượng và giá cả phù hợp.
4. Bổ sung văn phòng phẩm
Mặc dù bạn đã tính toán số lượng khá chi tiết nhưng đôi lúc tình hình sử dụng thực tế sẽ làm kế hoạch của bạn thay đổi. Nguyên nhân có thể do công ty có nhu cầu tuyển thêm nhân viên hay một dự án nào đó cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành... Vì vậy, hàng tháng hoặc hàng quý bạn nên kiểm tra kho để kịp thời bổ sung văn phòng phẩm.
5. Khuyến khích sử dụng văn phòng phẩm có trách nhiệm
Gửi email đến toàn thể nhân viện công ty với nội dung làm nổi bật tầm quan trọng của việc sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả, tránh lãng phí. Bạn cũng có thể dán những mảnh giấy " ghi nhớ" trên bàn làm việc của mỗi nhân viên hoặc dán trên những nơi dễ nhìn thấy như cửa ra vào hay trên máy in, máy photocopy...Khi thông tin của bạn được truyền đến mỗi nhân viên một cách dễ dàng, họ sẽ tự nâng cao ý thức sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm.
