1. Phân loại
Trước khi bắt đầu, bạn cần vạch sẵn kế hoạch cho hệ thống phân loại hồ sơ để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm hoặc sử dụng. Nếu lượng giấy tờ nhiều, hãy chia thành từng phần nhỏ để xử lý và hủy đi những giấy tờ, tài liệu, chứng từ không cần thiết.
Bạn có thể phân loại theo chủ đề, theo dự án, theo năm, theo khách hàng đối tác... Và đừng quên sử dụng các loại bìa hồ sơ và giấy ghi chú để hỗ trợ cho việc phân chia tài liệu rõ ràng hơn.
Hiện nay, các loại file, bìa hồ sơ trên thị trường rất đa dạng nhiều chủng loại, màu sắc, công năng nên việc ta có thể dùng từng loại bìa cho từng loại lưu trữ.
Ví dụ, bìa còng có thể dùng thể lưu trữ hợp đồng, tài liệu pháp lý, trong khi bìa kiếng, hay bìa lỗ có thể lưu trữ các giấy tờ hóa đơn bán hàng hàng ngày...
2. Sắp xếp
Một cách sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể bố trí sắp xếp theo thời gian, theo ký tự, theo trình tự giải quyết công việc, theo mức độ quan trọng của hồ sơ...
3. Lưu trữ
Để tránh thất lạc, hồ sơ nên được lưu trữ trong tủ đựng hồ sơ ở 1 vị trí cố định. Bạn có thể chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn để đựng được nhiều loại hồ sơ và bìa hồ sơ có kích thước khác nhau. Đối với những công ty có sử dụng nhiều giấy tờ, tài liệu, chẳng hạn như công ty giao nhận vận tải quốc tế, bạn có thể đánh số thứ tự cho từng tập hồ sơ và từng ngăn tủ, sau đó lập một danh mục cụ thể lưu trên máy tính của bạn. Sau này khi cần tìm, ta có thể vào máy tính truy xuất mã số đánh dấu để có thể quản lý và tra cứu nhanh chóng hơn.
